Category: Tips

Tentang Kulwap

Posted on Posted in Catatan Pinggir, TipsLeave a comment

Pertama kali mendengar istilah Kulwap (Kuliah Whatsapp) itu sekitar 2 tahun yang lalu. Waktu itu salah seorang teman saya bercerita kalau dia habis ikutan kulwap tentang penulisan cerita anak.

Kulwap, oh, menarik juga konsepnya. Pertemuan saya dengan istilah ini ternyata hanya sebatas itu saja. Saya tidak pernah sekali pun ikut atau membuat kulwap. Akan tetapi, sebulan terakhir ini saya malah aktif menjadi salah satu admin grup kulwap mingguan.

Ceritanya berawal dari salah satu grup Whatsapp yang sering mengobrol tentang tema-tema yang agak “berat” (di luar obrolan soal makanan tentunya), tetapi obrolan di Whatsapp ini suka ngalor ngidul dan akhirnya seringkali diskusi tadi tak sempat terdokumentasikan dan “ngambang” di tengah jalan karena tertimbun komentar atau obrolan DLT (Di Luar Topik) lainnya. Jadi, tercetuslah ide untuk membuat jadwal sesi diskusi di grup itu.

Bak gayung bersambut, dari yang tadinya cuma jadwal, teman-teman yang lain pun akhirnya setuju untuk membuat grup kulwap agar bisa secara khusus digunakan sebagai ruang diskusi dan belajar.

Awalnya, kami juga masih belum tahu banyak tentang kulwap, cara penyampaian materinya bagaimana, mekanisme diskusinya seperti apa, dll. Akhirnya setelah cari info ke sana kemari dan ikut salah satu kulwap teman biar tahu bagaimana alurnya, kami pun jadi pede untuk mengelola grup kulwap.

Berikut sekelumit pengalaman saya mengelola kulwap. Semoga bermanfaat.

Apa itu Kulwap?

Sesuai kepanjangannya, kulwap adalah obrolan  seputar tema tertentu yang menggunakan fasilitas grup Whatsapp. Pada dasarnya, konsep kulwap hampir sama dengan webinar, namun materi dan diksusi disampaikan terutama lewat pesan teks. Gambar/dokumen/tautan web juga dapat dipakai jika diperlukan. Jadi, tidak ada panggilan video atau suara di sini, hanya teks saja seperti mengobrol di grup chat biasa, tapi alur obrolannya diatur oleh admin/moderator.

Bagaimana caranya ikut kulwap?

Seperti webinar pada umumnya, pihak penyelenggara biasanya akan membagikan tautan kepada peserta untuk bergabung. Kulwap pun demikian. Ada kulwap yang mewajibkan pendaftaran terlebih dahulu, baru kemudian tautan grup dibagikan lewat pesan Whatsapp. Ada juga kulwap yang bebas dan tautannya sudah langsung tersedia, jadi peserta bisa langsung gabung/masuk tanpa mendaftar terlebih dahulu.

Kulwap ada yang gratis dan ada yang berbayar. Topiknya pun macam-macam. Mulai dari parenting, sosial budaya, bahasa, hingga bisnis.

Peran apa saja yang ada di grup kulwap?

Secara umum ada 4 peran utama yang ada di suatu grup kulwap: admin, moderator, pemateri, dan (tentu saja) peserta.

  1. Admin bertugas untuk menyiapkan kulwap, mengundang pemateri, menyebarkan poster, mengelola pendaftaran peserta, dsb.
  2. Moderator bertugas untuk mengarahkan dan mengatur alur penyampaian materi dan diskusi.
  3. Pemateri tugasnya menyiapkan dan menyampaikan materi 😀
  4. Peserta tugasnya mengikuti materi dengan manis dan bertanya kalau ada yang kurang jelas.

Mekanisme dan Tata Cara Kulwap

Sesi Materi
Karena pada kulwap materi disampaikan lewat pesan teks, jadi diperlukan tata cara untuk mengatur dan mengarahkan jalannya penyampaian materi dan diskusi. Biasanya ketika materi disampaikan, setelan grup akan diubah dan hanya mengizinkan adminnya saja yang bisa mengirimkan pesan ke grup. Peserta hanya akan menerima pesan dan tidak bisa mengirim atau membalas pesan agar materi dapat disampaikan tanpa interupsi.

Baru setelah materi selesai dan materi selesai, grup akan dibuka kembali dan semua orang dapat mengirim pesan untuk bertanya, dll.

Sesi Diskusi
Pada sesi ini, grup sudah dibuka. Peserta bisa mengajukan pertanyaan. Biasanya, moderator akan membagi diskusi dalam beberapa sesi. Pertanyaan dari peserta juga bisa dikumpulkan sebelum kulwap dimulai. Bergantung pada kebutuhan dan alurnya.

Setelah kulwap berakhir, grup bisa ditutup atau tetap dibuka sesuai kebutuhan dan pertimbangan admin.

Tips untuk Admin

  1. Jangan lupa menjadikan pemateri sebagai admin pas hari-H agar mereka dapat mengirim pesan.
  2. Jangan lupa mengingatkan pemateri untuk mengirimkan materi sebelum hari-H agar kita dapat membantu apabila ada kendala teknis.
  3. Jika diperlukan, admin bisa berkoordinasi dengan moderator untuk membuat salinan materi dan catatan diskusi yang nantinya bisa dikirimkan kepada peserta atau sekadar untuk dokumentasi kegiatan.

Tips untuk Moderator

  1. Mengelola diskusi kulwap sebaiknya dilakukan dari laptop/komputer (Whastapp Web) agar lebih mudah mencatat dan membaca pertanyaan atau komentar peserta.
  2. Moderator juga harus berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pemateri sebelum dan selama kulwap berlangsung. Misalnya, jika si pemateri terlalu cepat/lamban dalam menyampaikan materi, moderator bisa langsung mengingatkan.
  3. Apabila diperlukan, moderator bisa memberikan waktu sekitar 5 menit kepada peserta untuk membaca kembali materi sebelum sesi diskusi dimulai.

Tips untuk Pemateri

  1. Materi sebaiknya ditulis di dokumen (dalam format .doc misalnya) agar lebih mudah disalin dan dikirimkan paragraf per paragraf ketika sesi materi.
  2. Sebelumnya, sebaiknya mengirim materi terlebih dahulu kepada admin agar mereka dapat membantu apabila ada kendala teknis.

Tips untuk Peserta

  1. Patuhi aturan/tata cara kulwap yang sudah disampaikan oleh admin.
  2. Jangan menyela apabila pemateri/moderator sedang mengetik pesan.
  3. Sebelum bertanya, ada baiknya untuk memperkenalkan diri terlebih dahulu (biasanya juga ada aturan untuk menyebutkan nama, domisili, dll sebelum bertanya).
  4. Apabila merasa bingung dengan hal teknis atau ada pertanyaan sebelum grup dibuka atau sesi diskusi dimulai, sebaiknya menghubungi moderator atau admin.

Keuntungan Kulwap

  1. Kulwap merupakan salah satu jenis seminar daring yang unik. Ia relatif lebih mudah, praktis, dan tidak menghabiskan banyak kuota internet karena tidak ada panggilan video.
  2. Kulwap pada dasarnya adalah obrolan grup Whatsapp. Jadi, kalau ingin mendapatkan semua pesan teks materi, sebaiknya gabung saja terlebih dahulu. Meskipun tidak bisa mengikuti dari awal sesi, kita masih bisa membaca pesan-pesan sebelumnya bahkan setelah sesi kulwap berakhir (asal jangan keluar dan atau menghapus grup).
  3. Apabila tidak ada dokumentasi materi/diskusi dari tim admin, teman-teman bisa menggunakan fitur export chat yang ada di Whatsapp untuk menyimpan obrolan. Jadi, setelah itu teman-teman bisa keluar dan menghapus grup dengan tenang tanpa kehilangan dokumentasi materi dan menghemat memori ponsel.

Ada tambahan dari pengalaman teman-teman yang lain?
Silakan menambahkan 🙂

Mengurus SKCK untuk Visa Studi Ke Luar Negeri

Posted on Posted in Tips11 Comments
SKCK atau Surat Keterangan Catatan Kepolisian atau dulu dikenal dengan SKKB (Surat Keterangan Kelakuan Baik) merupakan salah satu syarat untuk mengajukan visa keluar negeri. Dalam hal ini adalah untuk

mengurus visa studi ke Spanyol.

SKCK yang diminta oleh pihak kedutaan Spanyol adalah SKCK yang dikeluarkan oleh MABES POLRI. Informasi awal yang saya dapat waktu itu untuk mendapatkan SKCK dari Mabes Polri, kita harus mulai dari Polsek, Polrestabes, Polda (di daerah masing-masing sesuai dengan domisili di KTP), kemudian baru ke Polri. Jadi karena saya memiliki KTP Surabaya, maka saya harus pulang ke Surabaya untuk mengurus SKCK.
Berikut ini adalah persyaratan dokumen untuk mengurus SKCK:
  1. Surat keterangan RT/RW
  2. Surat keterangan Kelurahan
  3. Fotokopi KTP dengan menunjukkan KTP asli
  4. Fotokopi Kartu Keluarga
  5. Fotokopi Akte Lahir/Kenal Lahir
  6. Pasfoto ukuran 4×6 cm dengan latar belakang warna merah, sebanyak 6 lembar
  7. Fotokopi paspor
  8. Mengisi Formulir Daftar Riwayat Hidup yang telah disediakan
  9. Pengambilan Sidik Jari oleh petugas
  10. Biaya pembuatan SKCK adalah Rp. 10.000 (sepuluh ribu rupiah)

 

Persyaratan SKCK

Proses untuk mendapatkan surat keterangan dari RT/RW dan Kelurahan sangat mudah. Setelah mendapatakan surat keterangan tersebut, saya langsung ke Polsek untuk mengurus SKCK. Tapi sesampainya di Polsek, saya direkomendasikan untuk langsung menuju Polrestabes. Hal ini karena SKCK yang saya urus adalah untuk keperluan keluar negeri, sehingga tidak perlu melalui Polsek terlebih dahulu.

Di Polrestabes Surabaya, saya langsung mengantri untuk mengambil dan mengisi formulir. Setelah itu, saya menuju ruangan pengambilan sidik jari. Seusai pengambilan sidik jari, saya kembali mengantri untuk menyerahkan berkas. Di loket, kita akan ditanya oleh petugas, untuk keperluan apa SKCK tersebut, karena hal itu akan dicantumkan di dalam SKCK.
Setelah menyerahkan berkas dokumen persyaratan kepada petugas, kita bisa menunggu karena proses pembuatan SKCK tidak lama. Setelah menunggu kurang lebih 30 menit (karena antrian yang cukup panjang), nama saya dipanggil oleh petugas. Di loket pengambilan SKCK, saya dijelaskan oleh petugas bahwa dokumen yang saya terima bukan dalam bentuk SKCK melainkan Surat Rekomendasi untuk pengantar pembuatan SKCK ke Polda. Apabila pengajuan SKCK tersebut untuk keperluan melamar pekerjaan atau CPNS, maka dokumen yang kita terima akan secara langung dalam bentuk SKCK. Hal ini juga dikarenakan Polrestabes tidak menerbitkan SKCK untuk keperluan Visa keluar negeri.
Setelah dari Polrestabes, saya bermaksud langsung menuju Polda, namun jam sudah menunjukkan pukul 14 sekian, sedangkan Polda tutup pada pukul 14:30. Jadi saya harus menunggu keesokan harinya.
Di Polda (Jatim), proses dan syarat untuk pembuatan SKCK sama dengan di Polrestabes, ditambah surat rekomendasi dari Polrestabes. Namun bedanya, kita sudah tidak perlu lagi melakukan proses pengambilan sidik jari. Dan seperti di Polrestabes, proses pembuatan SKCK bisa ditunggu. Saya menyerahkan berkas sekitar pukul 10:00 WIB dan SKCK bisa diambil pukul 13:00 WIB.
Namun tidak seperti dari Polrestabes, dokumen yang saya terima dari Polda sudah dalam bentuk SKCK. Hal ini membuat saya bingung, mengapa sudah langsung mendapatkan SKCK? Padahal SKCK yang saya perlukan adalah SKCK yang diterbitkan oleh Polri. Kalau menurut asumsi saya saat itu, harusnya dokumen yang saya terima adalah Surat Rekomendasi dari Polda untuk diteruskan ke Polri.
Menurut keterangan petugas, Polda sudah mewakili Polri, jadi SKCK yang saya terima juga merupakan SKCK yang diterbitkan oleh Polri. Namun beliau juga mengatakan kalau memang SKCK yang diperlukan adalah SKCK yang diterbitkan oleh Polri, maka setelah dari Polda saya harus lanjut mengurus SKCK ke Mabes Polri di Jakarta.
Di Mabes Polri, yang beralamatkan di Jl. Trunojoyo No. 3, Jakarta Selatan (lokasi gedung bersebelahan dengan Pom Bensin Mabes Polri), saya menyerahkan berkas persyaratan (yang sama dengan sebelumnya) dan melampirkan SKCK dari Polda (beserta fotokopi legalisirnya). Setelah itu petugas akan memberikan formulir untuk diisi (formulir yang sama dengan sebelumnya). Dua jam kemudian, SKCK bisa diambil. Dokumen SKCK dari Polda juga dikembalikan kepada kita.
Berbeda dengan Polda, proses legalisasi SKCK dari Polri hanya bisa dilakukan di Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia (KEMENKUMHAM). Dan memang pihak Kedutaan Spanyol mensyaratkan SKCK tersebut dilegalisir oleh KEMENHUMKAM (dan KEMENLU). Menurut informasi yang saya ketahui kemudian, hanya SKCK dari Mabes Polri yang bisa dilegalisir di Kemenkumham. Hal ini dikarenakan tanda tangan pejabat/petinggi di SKCK tersebut sudah terdaftar di Kemenkumham, jadi kita tidak perlu melakukan legalisasi di Notaris (apabila tanda tangan tersebut tidak terdaftar di Kemenkumham). Itulah mengapa SKCK yang diperlukan untuk persyaratan visa adalah SKCK yang diterbitkan oleh Mabes Polri.
Jadi perjalanan saya masih berlanjut 🙂
Beriku adalah catatan dan kesimpulan saya selama mengurus SKCK:
  1. Syarat pembuatan SKCK di Polsek, Polres, Polda, dan Mabes Polri semua sama.
  2. Namun menurut pengalaman saya diatas, Surat keterangan dari RT/RW dan Kelurahan ternyata tidak ditanyakan/dibutuhkan baik di Polrestabes, Polda, maupun Mabes Polri.Menurut informasi yang saya ketahui kemudian, surat keterangan tersebut hanya dibutuhkan di Polsek. Dan karena saya tidak melalui Polsek, maka surat keterangan tersebut tidak ditanyakan oleh petugas. Jadi mungkin tidak apa-apa tanpa surat keterangan dari RT/RW.
  3. Proses pengambilan sidik jari hanya dilakukan satu kali.
  4. Proses pembuatan SKCK bisa ditunggu.
  5. Polsek dan Polres tidak menerbitkan SKCK untuk keperluan Visa keluar negeri.
  6. SKCK untuk keperluan Visa keluar negeri hanya diterbitkan oleh Polda dan Mabes Polri. Namun biasanya pihak Kedutaan meminta SKCK dari Mabespolri dan harus dilegalisasi di Kemenkumham dan Kemenlu. Jadi lebih baik dikonsultasikan saja terlebih dahulu ke pihak kedutaan yang bersangkutan.
  7. Bagi teman-teman yang tinggal di sekitar Jabodetabek mungkin bisa langsung mengurus SKCK (untuk kerpeluan visa studi ke LN) ke Mabes Polri tanpa melalui Polres atau Polda terlebih dahulu. Jadi bisa langsung (konsultasi) ke Mabes Polri dengan membawa persyaratan diatas. Sekedar saran, bagi yang tinggal diluar Jabodetabek, bisa mengurus dahulu ke Polres dan Polda sesuai KTP, buat jaga-jaga daripada nanti bolak-balik 🙂
  8. Pembuatan SKCK juga bisa dilakukan online melalui web berikut (namun seringkali down): http://skck.polri.go.id/
  9. SKCK jangan dilaminating, karena proses legalisir akan dilakukan langsung pada dokumen asli.

Itulah sekilas pengalaman saya mengurus SKCK. Mungkin teman-teman yang lain ada mau berbagi pengalamannya mengurus SKCK. Semoga bermanfaat 🙂

Link terkait:
https://www.polri.go.id/layanan-skck.php

Mengurus Visa Studi ke Spanyol

Posted on Posted in Tips17 Comments
¡Ole! Alhamdulillah, akhirnya impian untuk melanjutkan studi ke Spanyol kesampaian juga. Terima kasih semesta. Por fin, un paso más cerca de ti 🙂
 
Sebelumnya hampir menyerah karena beasiswa dari Spanyol sudah jarang karena krisis. Terakhir kali saya coba daftar beasiswa dari Pemerintah Spanyol itu tahun 2011. Waktu itu saya daftar beasiswa untuk belajar Bahasa Spanyol, program Curso del Verano, tapi masih belum beruntung. Setelah itu saya belum pernah mendengar lagi atau mendapat info tentang beasiswa dari Pemerintah Spanyol. Jadi, saya mencari info beasiswa ke Universitasnya langsung, karena sudah kadung obsesi mau ke Spanyol, hehe.
 
Dan, ¡boom! Surat penerimaan dari Universidad de Jaén pun sudah ditangan. Lalu seketika, di kepala saya penuh dengan kata visa, visa, visa…
 
Apa saja yang harus disiapkan untuk mengajukan visa studi ke Spanyol? Merujuk ke website PPI Spanyol, berikut ini adalah persyaratannya:
  1. Surat penerimaan dari universitas yang dituju di Spanyol – Untuk kasus saya, surat penerimaan beasiswa yang saya dapat adalah sekaligus merupakan surat penerimaan karena yang mengeluarkan langsung dari Universitas. Surat tersebut menyatakan hal-hal apa saja yang ditanggung selama masa studi, termasuk asuransi.
  2. Bukti pembayaran SPP di universitas yang dituju – Untuk kasus saya juga tidak perlu, karena sudah ada surat penerimaan beasiswa.
  3. Surat kontrak tempat tinggal di Spanyol – Nah! Kalau sudah ada teman yang tinggal Spanyol, lebih baik minta bantuan mereka atau bisa juga kontak email PPI Spanyol. Atau coba cari informasi, apakah ada residencia di Universitas. Kalau ada, lebih baik segera tanyakan hal tersebut ke pihak kampus. Cara lainnya bisa juga mencari informasi dengan kata kunci “Piso Compartido” di internet. Ada banyak situs yang cukup membantu, seperti idealista.com; easypiso.com; vibbo.com; dll.
  4. Fotokopi rekening koran 2 bulan terakhir dari pembuat visa atau orangtuanya – Untuk kasus saya tidak perlu, karena (lagi-lagi) sudah ada surat penerimaan beasiswa yang menyatakan akan menanggung biaya hidup selama masa studi.
  5. SKCK dari Mabes Polri di Jakarta – Prosedur mendapatkan SKCK dari Mabes Polri tentunya dimulai dari Polsek, Polres, Polda di daerahnya masing-masing, baru kemudian Mabes Polri di Jakarta – Karena saya memiliki KTP Surabaya, maka saya harus pulang ke Surabaya untuk mengurus SKCK. Silahkan baca pengalaman saya mengurus SKCK di sini. Setelah itu, SKCK tersebut harus dilegalisir di KEMENKUMHAM dan KEMENLU. Setelah dilegalisir di dua Kementerian tersebut, SKCK harus diterjemahkan ke dalam Bahasa Spanyol dan kemudian dilegalisir di Kedutaan Spanyol (baik dokumen aslinya maupun dokumen terjemahannya).
  6. Surat keterangan sehat dari RS (dalam bahasa Inggris atau bahasa Spanyol) – Kalau teman-teman tinggal di sekitar Jakarta, saya rekomendasikan untuk melakukan medical check up di RSUP Fatmawati karena disana mereka bisa mengeluarkan Surat Keterangan Sehat dalam bahasa Spanyol. Medical check up bisa dilakukan dalam satu hari mulai pukul 08:00 – 15:00 WIB di Gedung Bougenville RSUP Fatmawati Jakarta Selatan. Namun pendaftaran ditutup pada pukul 11:00 WIB. Biaya medical check up kurang lebih Rp. 830.000.
  7. Formulir rangkap 2 disertai foto ukuran 3×4 background putih yang harus ditempel, tidak disteples.
  8.  Paspor yang berlaku minimal 6 bulan.
  9. Fotokopi paspor halaman pertama dan terakhir
  10.  Itinerary perjalanan (booking tiket pesawat) – Untuk menghindari hal-hal yang tidak menyenangkan, misalnya permohonan visa kita di delay dari jadwal yang telah ditentukan, sebaiknya jangan dulu confirm tiket pesawat kita. Cukup booking saja dulu.
  11.  Fotokopi KTP dan Kartu Keluarga – Tidak perlu dilegalisir maupun diterjemahkan ke dalam bahasa Spanyol. Kecuali kalau diminta oleh pihak Universitas.
Selain syarat-syarat di atas, biasanya pihak kampus juga meminta syarat dokumen yang lain seperti Ijazah, Transkrip, atau dokumen lainnya. Nah kalau mereka meminta, berarti dokumen tersebut juga harus dilegalisir di KEMENKUMHAM, KEMENLU, diterjemahkan ke dalam Bahasa Spanyol, dan kemudian dilegalisir di Kedutaan Spanyol.
Saran saya, ketika akan melakukan proses legalisir di Kedutaan, sebaiknya lengkapi dan lampirkan sekalian dokumen syarat pengajuan visa lainnya. Jadi proses legalisir bisa sekaligus pengajuan visa, agar menghemat waktu. Biaya visa kurang lebih Rp. 921.000, siapkan uang pas. Proses pembuatan visa berkisar antara 8-14 hari kerja, atau kalau kurang beruntung prosesnya bisa memakan waktu hingga 30 hari.
 
Semoga sukses!