Pertama kali mendengar istilah Kulwap (Kuliah Whatsapp) itu sekitar 2 tahun yang lalu. Waktu itu salah seorang teman saya bercerita kalau dia habis ikutan kulwap tentang penulisan cerita anak.
Kulwap, oh, menarik juga konsepnya. Pertemuan saya dengan istilah ini ternyata hanya sebatas itu saja. Saya tidak pernah sekali pun ikut atau membuat kulwap. Akan tetapi, sebulan terakhir ini saya malah aktif menjadi salah satu admin grup kulwap mingguan.
Ceritanya berawal dari salah satu grup Whatsapp yang sering mengobrol tentang tema-tema yang agak “berat” (di luar obrolan soal makanan tentunya), tetapi obrolan di Whatsapp ini suka ngalor ngidul dan akhirnya seringkali diskusi tadi tak sempat terdokumentasikan dan “ngambang” di tengah jalan karena tertimbun komentar atau obrolan DLT (Di Luar Topik) lainnya. Jadi, tercetuslah ide untuk membuat jadwal sesi diskusi di grup itu.
Bak gayung bersambut, dari yang tadinya cuma jadwal, teman-teman yang lain pun akhirnya setuju untuk membuat grup kulwap agar bisa secara khusus digunakan sebagai ruang diskusi dan belajar.
Awalnya, kami juga masih belum tahu banyak tentang kulwap, cara penyampaian materinya bagaimana, mekanisme diskusinya seperti apa, dll. Akhirnya setelah cari info ke sana kemari dan ikut salah satu kulwap teman biar tahu bagaimana alurnya, kami pun jadi pede untuk mengelola grup kulwap.
Berikut sekelumit pengalaman saya mengelola kulwap. Semoga bermanfaat.
Apa itu Kulwap?
Sesuai kepanjangannya, kulwap adalah obrolan seputar tema tertentu yang menggunakan fasilitas grup Whatsapp. Pada dasarnya, konsep kulwap hampir sama dengan webinar, namun materi dan diksusi disampaikan terutama lewat pesan teks. Gambar/dokumen/tautan web juga dapat dipakai jika diperlukan. Jadi, tidak ada panggilan video atau suara di sini, hanya teks saja seperti mengobrol di grup chat biasa, tapi alur obrolannya diatur oleh admin/moderator.
Bagaimana caranya ikut kulwap?
Seperti webinar pada umumnya, pihak penyelenggara biasanya akan membagikan tautan kepada peserta untuk bergabung. Kulwap pun demikian. Ada kulwap yang mewajibkan pendaftaran terlebih dahulu, baru kemudian tautan grup dibagikan lewat pesan Whatsapp. Ada juga kulwap yang bebas dan tautannya sudah langsung tersedia, jadi peserta bisa langsung gabung/masuk tanpa mendaftar terlebih dahulu.
Kulwap ada yang gratis dan ada yang berbayar. Topiknya pun macam-macam. Mulai dari parenting, sosial budaya, bahasa, hingga bisnis.
Peran apa saja yang ada di grup kulwap?
Secara umum ada 4 peran utama yang ada di suatu grup kulwap: admin, moderator, pemateri, dan (tentu saja) peserta.
- Admin bertugas untuk menyiapkan kulwap, mengundang pemateri, menyebarkan poster, mengelola pendaftaran peserta, dsb.
- Moderator bertugas untuk mengarahkan dan mengatur alur penyampaian materi dan diskusi.
- Pemateri tugasnya menyiapkan dan menyampaikan materi 😀
- Peserta tugasnya mengikuti materi dengan manis dan bertanya kalau ada yang kurang jelas.
Mekanisme dan Tata Cara Kulwap
Sesi Materi
Karena pada kulwap materi disampaikan lewat pesan teks, jadi diperlukan tata cara untuk mengatur dan mengarahkan jalannya penyampaian materi dan diskusi. Biasanya ketika materi disampaikan, setelan grup akan diubah dan hanya mengizinkan adminnya saja yang bisa mengirimkan pesan ke grup. Peserta hanya akan menerima pesan dan tidak bisa mengirim atau membalas pesan agar materi dapat disampaikan tanpa interupsi.
Baru setelah materi selesai dan materi selesai, grup akan dibuka kembali dan semua orang dapat mengirim pesan untuk bertanya, dll.
Sesi Diskusi
Pada sesi ini, grup sudah dibuka. Peserta bisa mengajukan pertanyaan. Biasanya, moderator akan membagi diskusi dalam beberapa sesi. Pertanyaan dari peserta juga bisa dikumpulkan sebelum kulwap dimulai. Bergantung pada kebutuhan dan alurnya.
Setelah kulwap berakhir, grup bisa ditutup atau tetap dibuka sesuai kebutuhan dan pertimbangan admin.
Tips untuk Admin
- Jangan lupa menjadikan pemateri sebagai admin pas hari-H agar mereka dapat mengirim pesan.
- Jangan lupa mengingatkan pemateri untuk mengirimkan materi sebelum hari-H agar kita dapat membantu apabila ada kendala teknis.
- Jika diperlukan, admin bisa berkoordinasi dengan moderator untuk membuat salinan materi dan catatan diskusi yang nantinya bisa dikirimkan kepada peserta atau sekadar untuk dokumentasi kegiatan.
Tips untuk Moderator
- Mengelola diskusi kulwap sebaiknya dilakukan dari laptop/komputer (Whastapp Web) agar lebih mudah mencatat dan membaca pertanyaan atau komentar peserta.
- Moderator juga harus berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pemateri sebelum dan selama kulwap berlangsung. Misalnya, jika si pemateri terlalu cepat/lamban dalam menyampaikan materi, moderator bisa langsung mengingatkan.
- Apabila diperlukan, moderator bisa memberikan waktu sekitar 5 menit kepada peserta untuk membaca kembali materi sebelum sesi diskusi dimulai.
Tips untuk Pemateri
- Materi sebaiknya ditulis di dokumen (dalam format .doc misalnya) agar lebih mudah disalin dan dikirimkan paragraf per paragraf ketika sesi materi.
- Sebelumnya, sebaiknya mengirim materi terlebih dahulu kepada admin agar mereka dapat membantu apabila ada kendala teknis.
Tips untuk Peserta
- Patuhi aturan/tata cara kulwap yang sudah disampaikan oleh admin.
- Jangan menyela apabila pemateri/moderator sedang mengetik pesan.
- Sebelum bertanya, ada baiknya untuk memperkenalkan diri terlebih dahulu (biasanya juga ada aturan untuk menyebutkan nama, domisili, dll sebelum bertanya).
- Apabila merasa bingung dengan hal teknis atau ada pertanyaan sebelum grup dibuka atau sesi diskusi dimulai, sebaiknya menghubungi moderator atau admin.
Keuntungan Kulwap
- Kulwap merupakan salah satu jenis seminar daring yang unik. Ia relatif lebih mudah, praktis, dan tidak menghabiskan banyak kuota internet karena tidak ada panggilan video.
- Kulwap pada dasarnya adalah obrolan grup Whatsapp. Jadi, kalau ingin mendapatkan semua pesan teks materi, sebaiknya gabung saja terlebih dahulu. Meskipun tidak bisa mengikuti dari awal sesi, kita masih bisa membaca pesan-pesan sebelumnya bahkan setelah sesi kulwap berakhir (asal jangan keluar dan atau menghapus grup).
- Apabila tidak ada dokumentasi materi/diskusi dari tim admin, teman-teman bisa menggunakan fitur export chat yang ada di Whatsapp untuk menyimpan obrolan. Jadi, setelah itu teman-teman bisa keluar dan menghapus grup dengan tenang tanpa kehilangan dokumentasi materi dan menghemat memori ponsel.
Ada tambahan dari pengalaman teman-teman yang lain?
Silakan menambahkan 🙂